Overal bereidt de detailhandel zich weer voor op een druk vakantie verkoopseizoen; jij zou echter bezig moeten zijn met het maken van plannen voor de overvloed aan telefoontjes waar je waarschijnlijk mee te maken krijgt als het gevolg van drukke klanten die in alle haast op zoek zijn naar het perfecte cadeau.

Of je nu ineens een piek ziet in de verkoop van cadeaubonnen of dat je de voorraad in halsbrekende snelheid de deur uit ziet gaan, zul je erachter dienen te komen waar de extra arbeidskrachten vandaan kunnen komen. Voor veel bedrijven, kan een groot deel van de vakantieperiode speling worden overgenomen door een antwoordapparaat.

Hoe een antwoordapparaat kan helpen om de vakantiestormloop te verlichten?

Zelfs als je jouw telefoontjes tijdens de rest van het jaar over het algemeen onder controle hebt, weet je dat het vakantieseizoen soms behoorlijk gek kan worden zonder enige waarschuwing.

De ene dag is alles in orde en de volgende dag zijn er overal klanten, bellen mensen om last-minute afspraken te maken, komen er vragen uit alle hoeken en is het compleet gekkenhuis op alle lijnen van de klantenservice. Voordat jouw inspanningen kwijt raken in een grote chaos dat negatieve feedback kan veroorzaken, kan het binnenhalen van de juiste hulp een grote zegen zijn.

Hier zijn slechts een paar diensten die een antwoordapparaat kan bieden om jouw last tijdens de gekte van de vakantietijd te verlichten:

Overvloedige oproepen afhandelen.

Jouw personeel doet hun best om elk telefoontje dat binnenkomt aan te nemen, maar soms kunnen ze gewoon niet op tijd bij de telefoon zijn. Of dat komt omdat ze druk bezig klanten te helpen in de winkel of op andere telefoonlijnen in gesprek zijn, jouw antwoordapparaat kan de onbeantwoorde bellers overnemen en klanten helpen met hun fundamentele vragen en zorgen. Een goede klantenservice bezorgt uiteindelijk tevreden, trouwe klanten.

Georganiseerd overdagen van berichten.

Het laatste wat je nodig hebt tijdens het vakantieseizoen is het handmatig natrekken van berichten van jouw voicemail-systeem. Naast de algemene aarzeling van bellers om berichten achter te laten, is het moeilijk om de juiste prioriteit te geven aan deze oproepen want wat er vaak overblijft is een onvolledig verzoek om teruggebeld te worden zonder informatie wat de klant eigenlijk nodig heeft. Jouw antwoordapparaat kan gedetailleerde berichten opnemen en ze organiseren in een gespreksregister, zodat jij de meest dringende telefoontjes als eerste kunt behandelen.

Afspraak instelling.

Het kan echt tijdrovend zijn om afspraken te maken, vooral wanneer mensen proberen er nog tussendoor te komen voordat ze op vakantie gaan of tussen hun vakantieaankopen. In plaats van jouw medewerkers overspoeld te laten geraken, kun je jouw antwoordapparaat instellen om jou te helpen! Door gebruik te maken van software dat geïntegreerd kan worden met het gereedschap dat je al gebruikt, kan ze helpen om afspraken te maken op hetzelfde moment als jouw vaste medewerkers, waardoor de angst voor dubbele boekingen wordt geëlimineerd en ervoor wordt gezorgd dat er meer klanten worden bediend in dezelfde hoeveelheid tijd.

Er is nog steeds tijd om je klaar te maken voor het vakantie antwoorddienst seizoen! Door dit jaar samen te werken met een antwoordapparaat, zul je niet alleen meer tijd hebben voor jouw klanten in de winkel, maar kunnen jouw klanten aan de telefoon ook beter bediend worden.