1. Geef je telefoon beantwoordingsservice alle informatie die zij nodig hebben

“Het belangrijkste wat je kunt doen, is om alle relevante informatie te geven die je hebt! Sommige van onze klanten verwachten, zonder ons enige informatie te geven, om live te zijn binnen enkele minuten na het opstarten. Dit is niet de beste manier om dingen te doen.

Wees erop attent dat een telefoon beantwoordingsservice niet hetzelfde is als een callcenter, het is veel beter om het te zien als een uitbreiding van je eigen bedrijf. Een telefoon beantwoordingsdienst kan veel dingen doen, van het boeken van afspraken tot het geven van zeer gedetailleerde informatie over jouw producten en diensten aan potentiële klanten.

Echter, veel te veel klanten profiteren hier niet van en falen om het meeste uit onze diensten te halen. Bovendien geven te veel van hen ons niet genoeg informatie om bellers de best mogelijke service te geven.

Vandaag de dag, is een telefoon net als een etalage, en als je niet open en beschikbaar bent voor potentiële klanten, gaan ze gewoon elders winkelen. “

 

2. Houd je telefoon beantwoordingsteam op de hoogte

“Nogmaals, voor jouw klanten, is een telefoon beantwoordingsservice letterlijk een verlengstuk van jouw bedrijf, dus is het zinvol om hen te behandelen als een deel van het bedrijf. Als medewerkers van een bedrijf komen en gaan, en je vertelt dit niet aan de  beantwoordingsservice, wordt het voor hen heel moeilijk om gesprekken goed af te handelen. Wat nog belangrijker is, het ziet er zeer onprofessioneel uit ten opzichte van jouw potentiële klanten.

Dus aarzel niet om de telefoon op te pakken en ze te informeren over wijzigingen omtrent elk aspect van jouw bedrijf, of dat nu een verandering is in de diensten en producten die je aanbiedt, in jouw medewerkers, of iets anders dat invloed heeft op de informatie die ze al van jouw hebben gekregen.”

 

3. Maak ‘geheime shopper’ telefoontjes naar jouw telefoon beantwoordingsdienst

“Maak wat ‘geheime shopper’ telefoontjes tijdens de proefperiode om er zeker van te zijn dat de service voor jou geschikt is. Ik weet dat het voor de hand liggend klinkt, maar als je een test telefoontje doet, zorg ervoor dat je vooraf hebt nagedacht over jouw alias. Als je aarzelt alvorens je naam te geven, of als je je voordoet als “John Smith”, zal de virtuele receptioniste snel begrijpen dat ze wordt beoordeeld en zal het telefoontje geen goede indicatie meer zijn.”

4. Hoe middelgrote & grote bedrijven het meeste uit een telefoon beantwoordingsservice kunnen halen

“Als je een middelgroot bedrijf hebt, en er genoeg mensen in jouw kantoor zijn, lijkt een telefoon beantwoordingsservice niet een noodzaak. Maar ik ben er zeker van, dat jouw medewerkers wel wat beters kunnen doen met hun tijd, dan het screenen van verkoopgesprekken, het beantwoorden van alledaagse vragen en het terugkaatsen van gesprekken binnen in het kantoor.

Een telefoontje kan de concentratie en workflow onderbreken, en wanneer jouw kantoor wordt overstelpt door telefoontjes, kan het moeilijk zijn om dingen gedaan te krijgen! Daarom kan een virtuele receptioniste de productiviteit in een middelgroot bedrijf echt stimuleren.

Als je een nog groter bedrijf hebt, kan het gebruik van een telefoon beantwoordingsdienst je een absoluut fortuin besparen op het inhuren van een receptioniste. Als je je eigen receptioniste aanneemt, moet je lunchpauzes, belastingen, ziektedagen, feestdagen, noodsituaties en alle andere kleine kosten die gepaard gaan met het inhuren van iemand, dekken. Als je een telefoon beantwoordingsservice gebruikt, kunnen zij dat allemaal afhandelen.”

 

5. Case Studie

“Een geweldige manier om te laten zien hoe je het meeste uit een telefoon beantwoordingsdienst kunt halen, is door te kijken naar hoe iemand anders het meeste uit zijn service heeft gehaald.

Een van onze klanten is een osteopaat die al een paar jaar bij ons is. Onze osteopaat werkt voor zichzelf. Voordat we hem kende, betekende dit dat als de telefoon ging, terwijl bezig was met een patiënt, hij in een dilemma stond. Hij kon niet de telefoon gewoon onbeantwoord laten en zijn nieuwe praktijk ergens anders naartoe laten gaan, maar evenzo kon hij niet zijn patiënt verlaten voor de tijd dat het duurt om de oproep te beantwoorden.

Omdat hij ons alle relevante informatie over zijn praktijk heeft gegeven, die we nodig hebben, kunnen we met vertrouwen en op een professionele manier alle boekingen en aanvragen die voorbij komen afhandelen. We planning zowel alle telefonische aanvragen als alle online aanvragen. Een virtuele receptioniste kan nieuwe klanten inboeken en gedetailleerde vragen over zijn diensten beantwoorden. Door ons op de hoogte te houden van zijn verblijfplaats en beschikbaarheid in ons communicatie platform, kunnen wij tegelijkertijd potentiële klanten laten weten wanneer ze een telefoontje van hun osteopaat terug kunnen verwachten als dat nodig mocht zijn.

Hij heeft ons ook verstandig gebruikt om veel van zijn eigen tijd vrij te maken. Voordat hij begon te werken met ons, werd hij overspoeld met telefoontjes van mensen die diagnoses over de telefoon probeerden te krijgen, wat hem tijd zou kosten en zou betekenen dat ze minder geneigd zijn om daadwerkelijk een afspraak te maken.

Een receptioniste is wettelijk niet toegestaan om medisch advies te geven over de telefoon, dus nu moeten mensen een afspraak maken om te komen en hem te zien, in plaats van het helemaal niet geholpen te worden over de telefoon. Hij zegt dat alleen dat al ons elke maand terug betaalt. “