17 Redenen waarom kleine bedrijven een telefoonbeantwoording moeten hebben

17 Redenen waarom kleine bedrijven een telefoonbeantwoording moeten hebben

Posted by · on juni 28, 2016 · in Businesscenter · with Reacties uitgeschakeld voor 17 Redenen waarom kleine bedrijven een telefoonbeantwoording moeten hebben

17 Redenen waarom kleine bedrijven een telefoonbeantwoording moeten hebben

17 Redenen waarom kleine bedrijven een telefoonbeantwoording
moeten hebben

In het bedrijfsleven is het de eerste indruk die telt. Telefoonbeantwoording maakt het gemakkelijk voor klanten om je bedrijf te contacteren, en dit kan het verschil maken tussen het krijgen van nieuwe klanten en ze te verliezen aan een van uw concurrenten. Belangrijk is ook dat je je zo kunt concentreren op andere aspecten van je bedrijf en ervoor kunt zorgen dat er geen potentiële klanten worden verwaarloosd.

Bijvoorbeeld bij KSD software: “Wij maken al gebruik van telefoonbeantwoording sinds we zijn begonnen en het is een onvervangbaar onderdeel van het bedrijf geworden. De gesprekken schakelen automatisch door als wij niet in staat zijn de telefoon aan te nemen.”

Hier zijn onze 17 redenen waarom uw kleine onderneming gebruik moet maken van telefoonbeantwoording.

1. Mis nooit meer een verkooptelefoontje

De verkoopgesprekken zijn de levensader van uw bedrijf. Waarom zou je geld uitgeven aan aan marketing of een ander aspect van je bedrijf als je jezelf niet toegankelijk maakt voor je klanten? Hoewel veel van de business tegenwoordig online worden gedaan, zijn er nog genoeg mensen die de voorkeur geven aan het gebruik van de telefoon. Dit geldt met name voor KSD, omdat we niet alleen onze eigen expertise te verkopen, maar omdat we ook merken dat onze klanten de voorkeur geven aan het speken met een echt persoon voordat ze onze diensten kopen.Als je slechts een verkoop per maand doet via uw telefoonbeanwtwoording kan het al betekenen dat het zichzelf terugbetaalt.

Bij KSD hebben we onze dienst zo opgezet, dat wanneer we druk zijn op kantoor en zijn niet in staat zijn om de telefoon te beantwoorden, de oproepen automatisch worden doorgestuurd naar de telefoondienst, die een boodschap zal opnemen voor ons. Als alternatief, als er niemand in het kantoor is, worden oproepen doorgestuurd naar de mobiel van belangrijke leden, die ze dan kunnen zien en beantwoorden als ze dat willen.

2. Bespaart geld voor het aannemen van een receptionist

Het inhuren van een receptionist kan duur zijn voor een klein bedrijf, en je krijgt waarschijnlijk niet genoeg inkomende gesprekken om iemand te betalen om ze full-time af te handelen. Zelfs als je leden van je bestaande team kiest om telefoonoproepen aan te nemen, haalt dit ze weg van hun andere taken, wat je weer geld kost.

Telefoonantwoorddiensten zijn een enorme besparing in vergelijking met de behandeling van je gesprekken binnenshuis. Niet alleen voorkom je dat je een salaris moet betalen, je kunt ook kosten besparen die gepaard gaan met het hebben van iemand op het kantoor. Daarnaast werken veel kleine bedrijfsteams op afstand, en telefoonbeantwoording is een geweldige manier om een extern team te organiseren en beheren.

3. Telefoon beantwoorden, bericht opnemen en bestelling plaatsen, zelfs als uw bedrijf is gesloten

247In tegenstelling tot een echte receptioniste kan een telefoonbeantwoording de hele dag bij de hand worden gehouden dag, elke dag. De telefoondienst van ADD kan zelf 24 uur per 7 dagen in de week alle inkomende gesprekken voor u aannemen.

Dit betekent dat zelfs buiten kantooruren je bedrijf heeft een echt persoon heeft die de telefoons bemant, klaar om vragen te beantwoorden en om alle andere aspecten van de klantenservice te bieden die nodig is.

4. Vrije tijd voor je team om inkomsten te genereren en je bedrijf te laten groeien

Zelfs tijdens kantooruren kan het afhandelen van de stroom van inkomende gesprekken zeer tijdrovend en afleidend zijn. Het is niet goed om geweldig personeel aan te nemen om je bedrijf te laten groeien als ze de hele dag vastgelijmd zitten aan hun telefoon om alledaagse vragen te beantwoorden.

Daarnaast kan telefoonbeantwoording oproepen doorsturen en filteren, zodat je tijdens drukke periodes oproepen kunt zien of wanneer je je moet focussen op het werk zonder zonder afleiding. Zonder de telefoon op te nemen, kun je erachter komen of de oproep afkomstig is van een belangrijke klant of van iemand die je een fotokopieerapparaat probeert te verkopen. Een telefoonbeantwoordingsdienst kan veel dagelijkse vragen afhandelen, zodat jij en je team zich kunnen concentreren op de groei van uw bedrijf.

5. Maak afspraken en beheer je kalender

calendarDe telefoondienst van ADD kan ook andere taken doen, zoals het functioneren als een telefooncentrale om te oproepen door te sturen naar de juiste mensen. Maar we gaan nog verder:  Zelfs kan een aantal virtuele receptionisten worden getraind om je kalender en agendasoftware te gebruiken, wat betekent dat ze afspraken voor je kunnen maken, annuleren en verzetten. Dit is een geweldige manier om te bezuinigen op tijdrovende administratie.

6. Gepersonaliseerde dienst voor elk individuele bedrijf

Met de telefoonbeantwoording van ADD kan je kiezen uit een aantal opties, zodat je de dienst kunt krijgen die het beste past bij je bedrijf. Op het basisniveau neemt de dienst berichten voor je op en worden ongewenste oproepen gefilterd. Als je meer wilt, kun de receptioniste voorzien van op maat gemaakte scripts en instructies, productbeschrijvingen en veelgestelde vragen, die je zo vaak als je wilt kunt bijwerken.

Dit betekent dat als er wordt gebeld, je klanten worden begroet met een goed geïnformeerde, beleefde en vriendelijke service, die zal voelen als een deel van je werkelijke bedrijf. ADD is in staat zijn om de diensten om je heen te bouwen, en te voldoen aan de behoeften van je bedrijf. Je kunt ons dienstinstructies, productbeschrijvingen en informatie over je medewerkers geven, die het mogelijk maakt voor de receptionisten om veel van de basisvragen te behandelen zonder dat je hoeft te worden gestoord op het kantoor.

7.  Neemt de zorgen weg van het aannemen, afwezigheid, Training en Prestaties bijhouden

Bij het aannemen van personeel moeten eigenaren van kleine ondernemingen rekening houden met meer dan alleen de lonen die ze moeten betalen. Tijd, moeite en geld worden gestoken in het proces om mensen aan te nemen, maar ook om ervoor te zorgen dat ze goed werk leveren en blij zijn met hun rol. Behalve het wegstrepen van een naam van uw loonadministratie, neemt een telefoonbeantwoordingsdienst ook alle extra verantwoordelijkheden en stress weg van het inhuren van een toegewijde receptioniste.

8. Creëert de illusie van de grootte

Een virtuele assistent geeft uw bedrijf een beetje legitimiteit en de illusie van grootte. Zelfs toen KSD software in de kinderschoenen stond, toen het bedrijf werd beheerd vanaf een oude laptop in de woonkamer van onze directeur, hadden we al telefoonbeantwoording , omdat we wisten dat we een goede merkbeleving nodig hadden. Want met vele diensten kun je jouw virtuele receptioniste voorzien van aangepaste tekst, kun je elk merk een stem en persoonlijkheid geven die je misschien al online of ergens anders hebt gemaakt.

9. Opgenomen berichten kunnen worden gestuurd naar het bedrijf via SMS of e-mail, wat betekent dat je overal toegang heeft tot jouw berichten

Bij de telefoondienst van ADD worden uw berichten volledig geregistreerd en veilig opgeslagen, zodat je nooit per ongeluk een belangrijke boodschap verwijdert of verliest. Wat nog belangrijker is, is dat ADD je toegang geven tot een catalogus met je berichten waar je ook bent, wat een geweldige bron is bij de omgang met potentiële klanten of bij het krijgen van nieuwe klanten. Het helpt ook bij de coördinatie van de activiteiten van iedereen in je team. Met een berichtendienst wordt iedereen op de hoogte gehouden en zijn er geen misverstanden in de communicatie.

10. Geen lang lopend contract en geen installatiekosten – Betaal tijdens gebruik zodat je nooit meer betaalt dan afgesproken

ADD werkt niet met langlopende contracten, per maand is een contract opzegbaar. Op deze manier heb jij de controle over onze dienstverlening. Je kun kiezen voor ofwel het betalen van een vast bedrag per maand, of een pay as you go-tarief, zodat je nooit een onverwachte factuur ontvangt.

11. Alles draait om de persoonlijke omgang

Telefoonbeantwoording moet worden verboden voor kleine bedrijven. Als KSD leiding gaf aan het land, is het eerste wat we zouden doen het illegaal maken voor kleine bedrijven om antwoordapparaten te gebruiken. Het geeft je een slecht imago, laat je er ongeorganiseerd uitzien en jaagt klanten weg voordat ze zelfs maar een kans krijgen om bij je terecht te komen. Een telefoonbeantwoordingdienst betekent dat wanneer zij bellen, potentiële klanten in contact komen met  een echt mens.

12. Gratis proefperiode is vaak mogelijk

Als je niet zeker weet of je echt telefoonbeantwoording nodig hebt, of als je wilt uitproberen hoe effectief het is zijn voor je bedrijf, dan biedt ADD een gratis proefperiode aan. Als klein bedrijf weet KSD hoe belangrijk het is voor kleinere bedrijven om de kosten te beheren en geld te besteden aan wat het belangrijkste is. Een gratis proefperiode betekent dat je kunt kijken of een virtuele receptioniste je bedrijf echt verbetert.

Het is slim om tijdens deze testperiode een aantal “geheime shopper” telefoontjes pleegt om zeker te weten dat de service bevredigend is. Bel op met een paar berichten of een vraag, zodat je zelf kunt beoordelen hoe de receptionisten omgaan met je vraag.

13. Je kunt een 0800-nummer of een vast nummer krijgen, zelfs als je alleen een mobiel hebt

Dit is vooral handig voor kleine bedrijven die klanten moeten kunnen voorzien van gratis ondersteuning en hulp. Daarnaast is het een duidelijk teken dat je bedrijf een eenmanszaak is als je alleen een mobiel nummer op je website hebt staan. Bij ADD kan je alle regionale nummer krijgen en alle landelijke nummers. Daarnaast kan ADD nummers leveren in meer dan 50 landen.

14. Zorg ervoor dat telefoontjes snel en efficiënt worden beantwoord, zelfs op drukke tijden, zodat je geen potentiële klant misloopt

Het hebben van een virtuele assistent betekent dat lijnen nooit blijven overgaan of onbeantwoord blijven. Daarnaast is ons call center in staat om onverwachte pieken te behandelen in het aantal oproepen tijdens drukke periodes, wat betekent dat je nooit een potentiële zakelijke klant misloopt.

15. Maak gespreksopname een mogelijke optie

Gespreksopname biedt kleine bedrijven een aantal voordelen. Ten eerste kun je een opname bewaren van alle gegevens die je vergeet op te schrijven of kunt verliezen na het telefoongesprek. Ten tweede, als je een klein bedrijf hebt ben je waarschijnlijk vrij beperkt qua juridische middelen, maar de mogelijkheid om teen al je gesprekken op te nemen en op te slaan helpt om je te beschermen in het geval van een geschil.

Gespreksopname is vaak duur om binnenshuis te doen, maar met telefoonbeantwoording is het een betaalbare optie geworden.

16. Bestellijndienst waar uw klanten direct kan via telefoonbeantwoording kan kopen

Dit is een handige optie voor elk bedrijf dat fysieke producten verkoopt. Het hebben van een veilige, gemakkelijk te gebruiken telefoon-besteldienst is geweldig voor jou, je klanten en je bedrijf.

17. Verhoog productiviteit van je personeel

Onderzoek heeft aangetoond dat telefoongesprekken de grootste afleiding zijn waar mensen mee worden geconfronteerd op de werkplek.

Het beantwoorden van de oproep is niet per se het probleem. Als je workflow constant wordt onderbroken, het doorbreekt het je momentum. De verspilde tijd is niet de tijd die het kost om de oproep te beantwoorden, het is alle tijd die nodig is om jezelf weer te richten op je werk.

Als jij en je medewerkers worden gebombardeerd met gesprekken, kan dit een ernstige aanslag op de productiviteit opleveren voor iedereen op het kantoor. Onze telefoondienst kan al je gesprekken plaatsen, dus je hoeft nooit meer een loos telefoontje op te nemen, en wanneer je je op iets belangrijks moet concentreren hoef je alleen maar gesprekken met een hoge prioriteit af te handelen.

Related articles: